À la fin du mois de novembre, la réunion des organisateurs a eu lieu à Olten et a constitué une nouvelle fois une précieuse plate-forme d'information et d'échange.

Au début, Michael Eglin a accueilli les quelque 25 participants et a évoqué une « saison 2018 sportivement réussie et très variée »,  avec entre autres les EOC au Tessin. « 2018 a été une saison exceptionnelle du point de vue diversité de styles, pareille à celle que nous avons à offrir l’année prochaine », a déclaré Eglin. À l’horizon 2019, les différents chefs de course ont présenté leurs courses. Après quelques informations administratives et organisationnelles, Matthias Niggli a présenté les priorités pour 2019, ainsi que le rôle et la coopération entre les délégués techniques et les organisateurs. Les tâches principales du DT sont le conseil aux organisateurs et le contrôle du respect des règles de course. Le TD approuve également l’annonce de courses, les instructions, les listes de départ et les classements avant publication. En utilisant divers exemples de cartes, Niggli a souligné les exigences de qualité, qui ont donné lieu à une discussion passionnante.
Après un bloc d'informations sur les principales manifestations sportives, Simon Laager, responsable du sponsoring et des médias, a informé sur les priorités en matière de communication et de marketing en 2019, avant que Michael Eglin ne dévoile les problèmes de sécurité et les procédures. Après la pause, les modifications des RC et les interfaces avec le bureau ont été discutées. « Les réactions montrent que non seulement le flux d'informations transmis par les différents représentants de l'association aux organisateurs, mais aussi l'échange entre les organisateurs eux-mêmes, sont très appréciés », a déclaré Michael Eglin.